Version: 2026-10-14-v2

Allgemeine Geschäftsbedingungen für PHEREXO Core (B2B)

14.10.2026

1. Anbieter, Geltungsbereich und Vertragspartner

1. Anbieter und Vertragspartner ist Ronny Moritz, Einzelunternehmer, handelnd unter PHEREXO, Bathwiesenweg 3, 63633 Birstein, Deutschland (nachfolgend „PHEREXO“). Kontakt: office@pherexo.com, Telefon +49 (0) 6054 9174370. 2. Diese AGB gelten für die entgeltliche Bereitstellung der webbasierten Software PHEREXO Core einschließlich der darin freigeschalteten technischen Prüf-, Dokumentations-, Ablage- und Exportwerkzeuge. 3. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher sind vom Vertragsschluss ausgeschlossen. 4. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn PHEREXO ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang.

2. Vertragsgegenstand und Module

1. PHEREXO stellt dem Kunden für die Vertragsdauer einen mandantengetrennten, browserbasierten Arbeitsbereich mit technischen Prüftools zur Verfügung. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich ausschließlich aus der bei Vertragsschluss veröffentlichten Leistungsbeschreibung und den freigeschalteten Modulen. 2. PHEREXO führt keine Compliance-, Rechts-, Behörden-, Zertifizierungs- oder Auditprüfung durch. Ein angezeigter Status wie „bestanden“, „klar“, „erledigt“ oder vergleichbar bezeichnet ausschließlich das Ergebnis eines technischen Abgleichs mit den im Tool hinterlegten Daten und Kriterien. Er bestätigt weder Rechtskonformität noch Vollständigkeit, Echtheit, materielle Richtigkeit, behördliche Anerkennung oder Auditfähigkeit. 3. Die Software ersetzt keine Rechts-, Steuer-, Zoll-, Nachhaltigkeits-, Zertifizierungs- oder sonstige Fachberatung. PHEREXO trifft keine behördliche Entscheidung und reicht keine Erklärung für den Kunden ein, soweit dies nicht ausdrücklich als gesonderte Leistung vereinbart ist. Alle Bewertungen, Freigaben, Nachweise und Einreichungen bleiben in der alleinigen Verantwortung des Kunden. 4. Automatisierte, OCR-, regel- oder KI-gestützte Ausgaben sind unverbindliche technische Hinweise. Sie können unvollständig, fehlerhaft oder veraltet sein und müssen vor jeder betrieblichen oder rechtlichen Verwendung unabhängig geprüft werden.

3. Vertragsschluss und Bereitstellung

1. Produktdarstellungen sind eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots. Der Kunde gibt sein Angebot über den von PHEREXO bereitgestellten Stripe-Checkout ab und bestätigt dabei seine Unternehmereigenschaft sowie die einbezogenen Vertragsunterlagen. 2. Der Vertrag kommt mit erfolgreicher Zahlungsbestätigung und Annahme durch PHEREXO zustande. Die Annahme kann durch eine Bestätigungs- oder Aktivierungs-E-Mail oder die Freischaltung des Zugangs erfolgen. 3. Jede wirksam gebuchte Stripe-Subscription wird einem eigenen Mandanten („Tenant“) zugeordnet. Mehrere Abonnements mit derselben E-Mail-Adresse oder demselben Unternehmensnamen begründen grundsätzlich jeweils getrennte Tenants. Eine Zusammenführung erfolgt nur nach verifizierter Weisung der berechtigten Vertragspartei. 4. Die Aktivierungsnachricht wird an die im jeweiligen Checkout hinterlegte geschäftliche E-Mail-Adresse versandt und bezeichnet den zugehörigen Tenant. Der Kunde muss die Richtigkeit und Zugriffssicherheit dieser Adresse gewährleisten.

4. Nutzungsrecht und Zugang

1. PHEREXO räumt dem Kunden für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, PHEREXO Core im vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen. 2. Nutzerkonten sind personenbezogen. Zugangsdaten dürfen nicht weitergegeben oder gemeinsam verwendet werden. Der Kunde informiert PHEREXO unverzüglich über vermuteten Missbrauch. 3. Der Kunde verwaltet Rollen und Berechtigungen innerhalb seines Tenants und ist dafür verantwortlich, nur erforderliche Zugriffe zu vergeben und ausgeschiedene Nutzer unverzüglich zu sperren. 4. Rechte an Software, Benutzeroberflächen, Marken, Vorlagen und von PHEREXO bereitgestellten Inhalten verbleiben bei PHEREXO oder den jeweiligen Rechteinhabern.

5. Pflichten des Kunden

1. Der Kunde stellt sicher, dass alle eingegebenen, importierten oder hochgeladenen Daten und Dokumente rechtmäßig verarbeitet werden dürfen und keine Rechte Dritter verletzen. 2. Der Kunde ist insbesondere verantwortlich für Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit von Produkt-, Lieferanten-, Zolltarif-, Geolokations-, Risiko-, Rechnungs-, Nachweis- und Referenzdaten sowie für erforderliche Einwilligungen, Informationen und sonstige Rechtsgrundlagen. 3. Unzulässig sind insbesondere Sicherheitsumgehungen, automatisierte Überlastungsversuche, Schadcode, unbefugte Zugriffe, rechtswidrige Inhalte und die Nutzung außerhalb des vereinbarten Zwecks. 4. Der Kunde hält geeignete eigene Sicherungen von Daten vor, deren Verlust für ihn nicht hinnehmbar wäre, und exportiert benötigte Unterlagen rechtzeitig vor Vertragsende.

6. Vergütung, Abrechnung und Steuern

1. Der Grundpreis beträgt, sofern im Checkout nicht abweichend ausgewiesen, 149,00 EUR netto je Monat und Tenant zuzüglich der jeweils gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer. Maßgeblich sind der Gesamtpreis und der Leistungsumfang, die im Checkout unmittelbar vor Abgabe der Bestellung angezeigt werden. 2. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus über Stripe. Der Kunde ermächtigt Stripe, das fällige Entgelt über die gewählte Zahlungsmethode einzuziehen. Stripe-Gebühren trägt PHEREXO, soweit im Checkout nichts anderes ausgewiesen ist. 3. Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt. Der Kunde hält Rechnungs- und Zahlungsdaten aktuell. 4. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugsfolgen. PHEREXO darf den Zugang nach vorheriger Mahnung und angemessener Abhilfefrist verhältnismäßig einschränken. Eine sofortige Sperrung bleibt bei erheblichem Missbrauch oder konkreter Gefährdung zulässig.

7. Laufzeit und Kündigung

1. Das Abonnement läuft auf unbestimmte Zeit in monatlichen Abrechnungsperioden und verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat. 2. Es kann jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode über eine bereitgestellte Stripe-/Kontofunktion oder in Textform an office@pherexo.com gekündigt werden. Bereits gezahlte Entgelte werden für angebrochene Perioden nicht anteilig erstattet, soweit nicht zwingendes Recht oder eine ausdrückliche Vereinbarung etwas anderes bestimmt. 3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei erheblichem oder wiederholtem Missbrauch, schwerwiegender Rechtsverletzung oder fortdauerndem Zahlungsverzug trotz Fristsetzung vor. 4. Der Status der zugeordneten Subscription steuert die Berechtigung des zugehörigen Tenants. Kündigung, Nichtzahlung, Rückerstattung oder wirksame Beendigung eines Abonnements dürfen zur Einschränkung oder Sperrung ausschließlich dieses Tenants führen; andere Abonnements derselben E-Mail-Adresse bleiben unberührt.

8. Verfügbarkeit, Wartung und Support

1. Ohne gesonderte Service-Level-Vereinbarung wird keine bestimmte Mindestverfügbarkeit garantiert. PHEREXO bemüht sich um eine dem Stand der Technik entsprechende, wirtschaftlich angemessene Verfügbarkeit. 2. Wartung, Sicherheitsupdates, Fehlerbehebung und technisch notwendige Änderungen sind zulässig. Planbare wesentliche Einschränkungen werden nach Möglichkeit vorab angekündigt. 3. PHEREXO darf Funktionen weiterentwickeln, ersetzen oder einstellen, wenn der vereinbarte Kernnutzen nicht unangemessen beeinträchtigt wird. Wesentliche nachteilige Änderungen berechtigen den Kunden zur Kündigung zum Änderungszeitpunkt. 4. Supportanfragen sind ausschließlich per E-Mail an office@pherexo.com zu richten. Es bestehen derzeit keine festen Servicezeiten und – sofern nicht individuell in Textform vereinbart – keine garantierten Reaktions-, Bearbeitungs- oder Lösungszeiten. PHEREXO bearbeitet Anfragen im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten und nach Dringlichkeit. 5. PHEREXO darf zur Entwicklung, Fehleranalyse, Sicherheitsprüfung, Wartung und Wiederherstellung autorisierte Administrations- und Entwicklungswerkzeuge einschließlich OpenAI Codex einsetzen. Ein Zugriff auf die Live-Umgebung erfolgt nur durch berechtigte Personen, für einen festgelegten betrieblichen Zweck und nach den Vorgaben der AVV und Datenschutzerklärung. 6. Von Codex vorgeschlagene Befehle und Änderungen werden vor Produktiveinsatz angemessen geprüft. Wesentliche Änderungen werden nach Möglichkeit gesichert und nachvollziehbar dokumentiert.

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Für eigene Verarbeitungen von PHEREXO gilt die Datenschutzerklärung. Verarbeitet PHEREXO personenbezogene Daten in vom Kunden beherrschten Dokumenten und technischen Prüfvorgängen, gilt ergänzend die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung („AVV“) nach Art. 28 DSGVO. 2. Bei Widersprüchen zu einer Auftragsverarbeitung geht die AVV vor. Der Kunde ist Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit seiner Weisungen und der in die Software eingebrachten Daten. 3. PHEREXO darf die in der AVV bezeichneten Unterauftragsverarbeiter einsetzen.

10. Vertraulichkeit

1. Beide Parteien behandeln nicht offenkundige Geschäfts- und Betriebsinformationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung. 2. Die Pflicht gilt nicht für rechtmäßig bekannte, öffentlich bekannte, unabhängig entwickelte oder kraft Gesetzes offenzulegende Informationen. Sie besteht nach Vertragsende fort.

11. Datensicherheit, Archiv und Exporte

1. PHEREXO trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß AVV. Die Software kann Integritätswerte, Zeit- und Ereignisprotokolle sowie revisionsorientierte Ablagen erzeugen. 2. PHEREXO gibt keine Zusicherung oder Garantie einer GoBD-Konformität, Revisionssicherheit, Auditfähigkeit, Zertifizierungsfähigkeit oder Rechtskonformität. Integritätswerte, Protokolle, Ablagen und Exporte sind nur technische Hilfsmittel. Die rechtliche und organisatorische Ordnungsmäßigkeit muss der Kunde mit fachkundiger Beratung eigenständig sicherstellen. 3. Der Kunde prüft Exporte und Nachweise vor Weitergabe an Behörden, Prüfer oder Geschäftspartner.

12. Mängelrechte

1. Es gelten die gesetzlichen Mängelrechte für Mietverträge, soweit diese AGB wirksam nichts Abweichendes bestimmen. 2. Der Kunde meldet reproduzierbare Mängel unverzüglich und beschreibt sie nachvollziehbar. PHEREXO erhält angemessene Gelegenheit zur Nacherfüllung. 3. Unerhebliche Abweichungen, die den vertragsgemäßen Gebrauch nicht wesentlich beeinträchtigen, begründen keine Minderung. Ansprüche bleiben unberührt, soweit diese Einschränkung gesetzlich unzulässig ist.

13. Haftung

1. PHEREXO haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels sowie im Umfang ausdrücklich übernommener Garantien. 2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. 3. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten von Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen. 4. PHEREXO haftet vorbehaltlich der Absätze 1 und 2 nicht dafür, dass die Nutzung der Prüftools eine gesetzliche Pflicht erfüllt, ein behördliches oder privates Audit besteht oder eine Zertifizierung erreicht wird. Gleiches gilt für fachliche Entscheidungen des Kunden, falsche oder unvollständige Kundendaten, ungeprüfte technische Ausgaben, externe Behördenportale oder Störungen außerhalb des beherrschbaren Verantwortungsbereichs. Zwingende Haftung bleibt unberührt. 5. Bei Datenverlust ist ein ersatzfähiger Wiederherstellungsaufwand auf den Aufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer, dem Risiko angemessener Datensicherung durch beide Parteien erforderlich gewesen wäre; die Absätze 1 und 2 bleiben unberührt.

14. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen durch außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegende Ereignisse, insbesondere Naturereignisse, behördliche Maßnahmen, erhebliche Telekommunikations- oder Energieausfälle, Cyberangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen oder Arbeitskämpfe. Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich und mindert die Auswirkungen soweit zumutbar.

15. Vertragsende, Herausgabe und Löschung

1. Bis zum Vertragsende kann der Kunde verfügbare Exporte selbst erstellen oder gegen gesonderte Vereinbarung eine Herausgabe in einem gängigen Format verlangen. 2. Nach Vertragsende sperrt PHEREXO den zugehörigen Tenant und löscht oder anonymisiert operative Tenant-Daten grundsätzlich nach Ablauf der dokumentierten Nachhaltefrist, derzeit regelmäßig 30 Tage, sofern keine Weisung zur früheren Löschung, gesetzliche Aufbewahrungspflicht, Beweissicherung oder berechtigte Rechtsverfolgung entgegensteht. 3. Abrechnungs- und Buchungsbelege werden entsprechend gesetzlicher Fristen aufbewahrt. Die Beendigung eines Tenants darf andere, auf eigenständigen Subscriptions beruhende Tenants nicht erfassen. 4. Details zu Rückgabe und Löschung personenbezogener Auftragsdaten regelt die AVV.

16. Änderungen dieser AGB

1. Änderungen aufgrund zwingenden Rechts, Sicherheitsanforderungen oder rein technischer Anpassungen dürfen mit angemessener Vorankündigung erfolgen, soweit sie den Kunden nicht unangemessen benachteiligen. 2. Für wesentliche Änderungen von Preis, Hauptleistung oder Haftung ist eine ausdrückliche Zustimmung erforderlich oder dem Kunden wird ein Sonderkündigungsrecht zum Änderungszeitpunkt eingeräumt. Schweigen gilt nicht als Zustimmung, soweit dies nicht gesetzlich zulässig und ausdrücklich vereinbart ist.

17. Schlussbestimmungen

1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. 2. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist – soweit gesetzlich zulässig – Gerichtsstand der Sitz von PHEREXO. 3. Vertragssprache ist Deutsch. Übersetzungen dienen nur der Information; maßgeblich ist die deutsche Fassung. 4. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt das Gesetz; eine geltungserhaltende Reduktion findet nicht statt.